NATAL: PEMULIHAN HARAPAN DUNIA

Di tengah-tengah realitas pengharapan umat manusia yang hampir menuju ketiadaan pengharapan ini, apakah arti Natal bagi kita? Apakah yang dibawa Natal untuk memulihkan harapan dunia ini? Apakah yang sedang ditawarkan Natal untuk manusia yang terancam, ketakutan, kecewa, bimbang, dan putus asa ini?

Ada dua pemulihan yang ditawarkan Natal, yaitu:

1. Natal adalah Pernyataan Paling Konkret tentang Aktivitas Allah dalam Sejarah Umat Manusia

Dalam diri Yesus Kristus. Allah secara nyata memperlihatkan kepada dunia bahwa Dia tidak meninggalkan dunia. Ia masuk ke dalam dimensi hidup manusia melalui seorang bayi dan berkarya di dalam sejarah. Suatu karya yang kembali memulihkan harapan dunia yang sudah terkikis oleh ancaman zaman.

Natal membuka mata kita kepada lemahnya diri manusia untuk menopang harapannya. Natal membuktikan kepada manusia bahwa tanpa campur tangan Allah, manusia tidak akan pernah memiliki pengharapan di dalam hidupnya.

Pekerjaan intervensi pemulihan ini tidak pernah berhenti. Natal hanya merupakan awal yang nyata. Aktivitas pemulihan terus berlangsung sampai hari ini. Walaupun realitas seolah tidak menyediakan ruang bagi harapan itu, namun intervensi yang mendatangkan harapan dan memulihkan harapan tetap terjadi. Karena itu, ketika kita merayakan Natal, kita sebenarnya sedang memberitakan kepada dunia bahwa harapan itu masih ada, yaitu di dalam Tuhan Yesus Kristus, yang lahir dalam rupa bayi yang kecil. Natal datang untuk memulihkan harapan dunia.

2. Natal Mengajak Gereja Menegaskan Eksistensinya Sebagai Tanda Pengharapan Dunia

Gereja adalah umat pengharapan. Ia memiliki keyakinan yang pasti bahwa hidupnya pada masa kini dan pada masa yang akan datang terpelihara oleh Allah sendiri. Namun, sayang sekali, pengharapan yang indah ini, sering kali membuat gereja apatis terhadap realitas zamannya. Gereja lebih sering memandang pengharapannya secara eskatologis dan lupa pada dimensi masa kini.

Jaminan eskatologis yang pasti seharusnya mendorong gereja untuk aktif menghadirkan tanda-tanda pengharapan itu di dunia. Artinya, aktivitas intervensi Allah itu bukan hanya terjadi di akhir sejarah saja, melainkan juga sedang terjadi saat ini. Dan, gereja merupakan saluran intervensi Allah di dunia oleh Roh Kudus yang bekerja di dalam dirinya. Oleh sebab itu, dalam dunia yang sedang bermusuhan, gereja seharusnya menaburkan benih perdamaian. Di tengah dunia yang terpecah belah, gereja seharusnya membawa persatuan. Di tengah dunia yang bimbang, gereja seharusnya memberi kepastian. Di tengah dunia yang ketakutan, gereja seharusnya membagikan keberanian dan di tengah dunia yang sedang sedih, gereja hendaknya membawa sukacita.

Inilah dua pesan pemulihan yang ditawarkan Natal pada dunia. Gereja diajak untuk berpartisipasi aktif di dalamnya. Gereja tidak boleh berpangku tangan memandang dunia yang sedang menuju keputusasaan. Sebab, Allah yang telah memberi harapan kepadanya juga masih sedang bekerja. Gereja tidak boleh takut karena yang menjamin harapannya adalah Penguasa langit dan bumi. Kiranya melalui Natal ini, kita semua dengan penuh harapan dan iman mengaku bahwa Allah tidak meninggalkan kita. Amin

TIP: PERTIMBANGAN MENGENAI PERENCANAAN

Ada beberapa hal lagi yang perlu dipertimbangkan dalam mengadakan perencanaan.

a. Supaya Allah menerima segala kemuliaan, buatlah rencana yang melampaui kemampuan Anda sendiri.

1 Korintus 10:31: Lakukan bagi kemuliaan Tuhan. Hal ini mungkin, kalau Allah "dilibatkan". (Ingat: Firman Tuhan dan Doa)

Hakim-Hakim 7: Teladan Gideon. Tuhan lebih mementingkan kualitas daripada kuantitas.

Nehemia 6:16: Seperti Nehemia, kita harus sadar bahwa suatu rencana dapat terlaksana hanya karena pertolongan Tuhan.

Agar Anda yakin bahwa rencana Anda memuliakan Tuhan, hendaklah Anda merenungkan pertanyaan-pertanyaan berikut ini:

1. Apakah Tuhan yang menaruh rencana ini dalam hatiku?
2. Apakah saya percaya pada Tuhan dalam rencana ini?
3. Apakah saya percaya bahwa dengan pertolongan Tuhan, hal-hal besar dapat dicapai?
4. Apakah saya siap sedia untuk sungguh-sungguh taat kepada Tuhan dalam rencana ini?

Dalam hubungan ini, ingatlah pesan berikut, "Harapkan hal-hal besar dari Allah dan usahakan hal-hal besar bagi Allah." (William Carrey, dalam khotbahnya pada tahun 1792, berdasarkan Yesaya 54:2-3).

b. Bersedialah untuk mengadakan perubahan dalam rencana Anda. Hal-hal yang patut dipertimbangkan:

1. Bandingkan rencana dengan hasil aktual!
2. Mungkinkah ada tantangan atau peluang?
3. Perhatikan, kalau-kalau ada perkembangan baru yang memengaruhi rencana Anda!

c. Bagaimana jika sumber-sumber kebutuhan tidak cukup tersedia?

1. Berdoa dan bersyukur kepada Tuhan karena Ia menyediakan kebutuhan yang nyata dan sungguh-sungguh perlu.
2. Periksa kembali, apakah sumber-sumber memang sudah sungguh-sungguh dimanfaatkan secara maksimal atau belum.
3. Kalau sumber-sumber terbatas, adakan penyesuaian pada rencana dan jadwal.
4. Ubahlah rencana Anda, hanya apabila Anda yakin bahwa perubahan tersebut sesuai dengan kehendak Tuhan.

d. Belajarlah menggunakan orang lain dalam proses perencanaan.

Dalam menyusun rencana kerja, janganlah segan-segan meminta pendapat atau masukan dari orang-orang yang memiliki keahlian dalam bidang perencanaan. Sampaikan kepadanya gagasan-gagasan Anda dan mintalah ia menyusun kerangkanya. Gunakan juga orang-orang di bawah Anda untuk memperkaya gagasan Anda.

e. Bagaimana menggunakan rencana?

1. Rencana dapat dipakai agar Anda dan orang-orang yang Anda pimpin terus terarah kepada tujuan.
2. Rencana dapat dipakai untuk membagikan visi Anda kepada orang lain.

f. Bagaimana mengusahakan agar orang-orang yang Anda pimpin membuat perencanaan untuk tugas-tugas mereka?

1. Hendaklah Anda menjadi teladan.
2. Minta mereka membuat rencana untuk tugas-tugas mereka. Tetapkan target untuk tugas ini.
3. Tolong mereka untuk menyusun rencana. Sediakan kerangka rencana.
4. Ingatlah untuk menilai rencana tersebut.
5. Pakai rencana mereka sebagai bahan diskusi.

g. Sebagai pemimpin, hendaklah Anda sendiri menerapkan Manajemen Pribadi (Personal Management).

Perencanaan

Ini bukanlah mengenai apakah kita akan membuat rencana atau tidak. Tidak merencanakan adalah sebuah rencana di dalam rencana itu sendiri, karena perencanaan pada dasarnya tidak lebih dari upaya untuk menentukan sebelumnya apa yang akan atau tidak akan kita lakukan pada menit, jam, hari, bulan, atau tahun-tahun berikutnya. Bagi pemimpin Kristen, perencanaan mempertanyakan, apakah kita akan memengaruhi masa depan secara acak atau dengan tujuan. Karena, kita pasti akan memengaruhinya. Kita memiliki tanggung jawab untuk menentukan akan menjadi apa kita seharusnya atau apa yang seharusnya kita lakukan, dan karena itu haruslah kita merencanakan.

Perencanaan Memiliki Catatan Riwayat yang Buruk

Dalam bukunya yang sangat menarik, "The Human Side of Planning" (diterbitkan oleh Macmillan, 1969), David Ewing menyatakan bahwa pada umumnya, perencanaan memiliki catatan riwayat yang buruk. Dia benar. Ewing berpendapat bahwa kesulitan utama adalah kegagalan dari para perencana untuk mengingat dan memercayai orang-orang untuk siapa mereka membuat rencana. Tetapi, ada sisi yang lainnya. Banyak orang memiliki pemahaman tentang perencanaan yang sempit dan terbatas. Mereka membayangkan rencana sebagai dua tembok tinggi di mana mereka harus berjalan di antaranya. Beberapa orang Kristen memandang bahwa keputusan yang telah ditentukan sebagai tindakan kesombongan dan merupakan penghinaan terhadap Allah.

Perencanaan Dimulai dengan Tujuan

Perencanaan harus didasarkan pada tujuan yang dapat diukur dan dapat dicapai.

Ada dikatakan, "Jika Anda tidak peduli ke mana tujuan Anda, semua jalan akan membawa Anda ke sana." Tidaklah selalu mudah untuk mendefinisikan dengan jelas mau menjadi apa kita atau apa yang ingin kita lakukan, tetapi kegagalan dari sebagian banyak rencana terletak pada dimulainya dari tujuan yang tidak jelas. Komunikasi merupakan hal yang paling sulit, dan jika tujuan kita tidak jelas dan tidak bisa disampaikan, tujuan itu tidak akan menjadi rencana yang jelas dan dapat dikomunikasikan.

Perencanaan adalah Berusaha untuk Menulis Sejarah Masa Depan

Manusia adalah makhluk yang berorientasi pada masa depan. Ia berencana atas dasar apa yang telah dirasakan di masa lalu, namun ia mencoba untuk memproyeksikan pemahaman ini ke masa depan. Kecuali untuk proyek yang paling sederhana dan terdekat, sangat tidak mungkin bahwa prediksi kita tentang masa depan akan 100 persen akurat. Pepatah lama yang berbunyi "Jika sesuatu bisa salah, mungkin itu akan salah" adalah cara lain untuk mengatakan bahwa terdapat begitu banyak kemungkinan bahwa sesuatu selain dari apa yang kita duga dan harapkan, akan terjadi, bahwa kemungkinan hal-hal terjadi sesuai dengan cara kita, sangatlah kecil.

Dari sudut pandang Kristen, sebagian besar hidup adalah kegagalan! "Hampir menyelesaikan sesuatu sama dengan tidak menyelesaikannya sama sekali" 99 persennya adalah dosa (kegagalan). Namun, kita telah belajar bahwa kita hidup di dunia yang tidak sempurna. Yang tak diharapkan dan tak terduga terus membuat kita kehilangan keseimbangan. Perencanaan berupaya untuk menghapus kabut dari jendela masa depan dan mengurangi jumlah dan dampak dari hal-hal yang mengejutkan.

Karena itu, perencanaan adalah upaya untuk berpindah dari "masa sekarang" ke "masa depan", untuk mengubah segala sesuatu dari "apa yang ada sekarang" ke "hal-hal yang seharusnya".

Perencanaan adalah Sebuah Panah

Kalau manusia tidak bisa memastikan masa depan, mengapa berencana? Pada dasarnya, itu adalah untuk meningkatkan kemungkinan bahwa apa yang kita yakini harus terjadi, akan benar-benar terjadi. Tujuan yang telah terpancang di benak kita di masa depan: "untuk mencapai api menara pengintai di atas gunung itu besok siang", "untuk menyediakan dana yang cukup sehingga anak-anak kita bisa kuliah", "untuk memulai pelayanan baru di daerah yang didiami oleh golongan minoritas", "untuk menerapkan sebuah program pelatihan baru bagi organisasi kita". Sebutkan saja! Titik panah perencanaan ibaratnya menyentuh tujuan. Langkah-langkah yang perlu dicapai meregang dari belakang dan mengikuti anak panah ke masa kini untuk membuat sebuah "rencana".

Perencanaan adalah Sebuah Proses

Jika rencana dianggap sebagai hal yang tetap dan tidak berubah, kemungkinan besar keduanya akan gagal. Perencanaan adalah suatu proses. Langkah yang diperlukan direncanakan, menunjuk ke arah tujuan masa depan, tetapi di saat setiap langkah besar diambil, evaluasi ulang, atau umpan balik, merupakan proses yang kita lakukan, pertama adalah menguji kembali masa depan di setiap langkah dan kedua adalah mengukur tingkat kemajuan kita. Jika kita telah menetapkan tujuan untuk memiliki seratus anggota baru di gereja selama dua belas bulan ke depan, sebaiknya kita tidak menunggu sampai bulan kesebelas untuk melihat bagaimana kita melakukannya. Jika kita berencana untuk mengemudi 1.000 mil di wilayah asing, yang terbaik adalah untuk melihat peta jalan sekali-sekali dan mengukur kemajuan. Jika kita merencanakan untuk melatih kelompok untuk sebuah tugas baru dan menempatkan mereka untuk bekerja dalam enam bulan, pos pemeriksaan di sepanjang jalan akan dibutuhkan.

Namun, berulang kali kita gagal untuk mengevaluasi kemajuan. Dan, kadang-kadang, kita bahkan membuat sebuah program evaluasi dan kemudian gagal untuk menggunakannya. Mengapa? Sering kali, itu dikarenakan pengukuran yang mungkin memakan energi sebanyak energi yang dibutuhkan untuk program itu sendiri. Di lain waktu, kita begitu sibuk dengan apa yang kita lakukan sehingga kita lupa (atau tidak mau) untuk bertanya, "Bagaimana keadaan kita?"

Perencanaan Membutuhkan Waktu

Tetapi, setiap menit berharga. Namun, kebanyakan dari kita tidak akan mengambil waktu, kecuali kita secara sadar menyisihkannya. Membuat daftar hal-hal yang harus dikerjakan setiap hari harus menjadi kebiasaan rutin. Membuat tinjauan berdasarkan bulanan, kuartal, dan tahunan pada kalender kita akan membangun proses tersebut menjadi "pekerjaan" rutin yang perlu kita lakukan setiap hari.

Dan, karena perencanaan memerlukan waktu, itu harus dimulai sedini mungkin. Sebagai contoh, di gereja jangan menunggu sampai bulan Oktober untuk mulai merencanakan untuk tahun depan! Proses ini harus dimulai paling lambat di bulan April atau Mei sehingga sebanyak mungkin orang dapat dibawa masuk, dan supaya Anda tidak tergesa-gesa ke masa depan.

Karena itu, proses evaluasi harusnya hanya menjadi bagian dari perencanaan kita pada saat mencapai langkah-langkah untuk mencapai tujuan. Seseorang harus bertanggung jawab untuk pengukuran, biasanya bukan orang yang bertanggung jawab untuk pencapaian.

Perencanaan adalah Pribadi dan Juga Bersama-Sama

Jangan menjadi tersesat untuk percaya bahwa perencanaan untuk besok hanya berguna bagi kelompok. Penetapan tujuan dan perencanaan harus menjadi gaya hidup pribadi jika ingin benar-benar menjadi efektif. Ada hubungan langsung antara keefektifan seseorang dalam kehidupan pribadinya dan keefektifannya dalam kehidupan organisasinya.

Menerapkan proses perencanaan pada hubungan keluarga dan interpersonal akan mempertajam pemahaman keseluruhan seseorang, di mana dia cocok dan bagaimana ia berhubungan dengan orang-orang di sekitarnya.

Perencanaan adalah Orang-Orang

Atau, seharusnya begitu! Untuk kembali ke pengamatan Ewing, untuk menghilangkan orang-orang dari persamaan perencanaan berarti mencari bencana. Setiap rencana harus disusun dan dibuat oleh orang yang melakukan pekerjaan itu. Misalnya, tugas dari komite perencanaan seharusnya tidak merencanakan untuk orang lain, melainkan untuk memberi informasi yang mereka butuhkan, yang menjadi dasar rencana mereka ("Akan menjadi seperti apa masyarakat kita dalam sepuluh tahun?"), dan untuk memberikan pelatihan, nasihat, dan koordinasi dalam perencanaan.

Perencanaan Mengomunikasikan Maksud Kita

Seiring dengan populasi dunia yang bertumbuh dan cara kita berkomunikasi satu sama lain yang semakin canggih, peluang untuk bekerja sama pun tumbuh semakin meningkat. Di dunia Barat, jumlah peran berbeda yang kita lakukan sebagai individu (ayah, suami, teman, rohaniwan, anggota klub, sopir, dll.) dan sebagai anggota organisasi (pelayanan, perawatan karyawan, tanggung jawab sosial, batasan hukum, dll.) tumbuh pada tingkat yang fantastis. Jumlah "persimpangan" dengan rencana orang lain pun bertumbuh menyesuaikan. Seolah-olah dunia telah menjadi benar-benar berlapis dengan jalan-jalan, jalan raya, dan jalan raya untuk lalu lintas kendaraan cepat, masing-masing dari mereka mewakili rencana seseorang (atau beberapa organisasi). Jika kita tidak jelas dalam menentukan mau ke mana kita pergi dan bagaimana kita (saat ini) merencanakan untuk sampai ke sana, kita akan menemukan diri kita terus-menerus bertabrakan dengan rencana orang lain.

Dalam sebuah gereja lokal, mungkin kegagalan pemimpin paduan suara untuk mengomunikasikan rencananya tentang festival besar anak-anak pada suatu waktu di sekolah minggu adalah mengharapkan keterlibatan anak-anak yang sama dalam proyek yang baru. Dalam organisasi yang lebih besar, "tabrakan" dapat terjadi karena satu departemen tidak memadai dalam menyampaikan maksudnya untuk menggunakan ruang, waktu, atau tenaga kerja. Dalam konteks yang lebih besar, berulang kali, satu organisasi bergerak ke depan dengan rencana tanpa mengetahui tujuan dari organisasi lain atau memberitahukan rencana mereka sendiri. Hasilnya, tidak hanya tumpang tindih dan duplikasi, tetapi kebingungan besar di antara organisasi-organisasi yang berbeda, yang sedang berusaha untuk mereka layani.

Dengan memberitahukan tujuan kita dan dengan jelas menunjukkan langkah-langkah yang saat ini kita rencanakan untuk dicapai, kita membangun titik persimpangan dengan orang lain yang juga membuat rencana baru dan sedang mengerjakan rencana yang lama.

Langkah-Langkah dalam Perencanaan Merupakan Subtujuan

Setelah semua pendekatan alternatif dianalisis, disisihkan, dan rencana akhir ditentukan, penting untuk diingat bahwa setiap langkah dari rencana sebenarnya adalah tujuan dalam dirinya sendiri. Setiap langkah, oleh karena itu, harus memiliki karakteristik yang sama dengan tujuan akhir proyek: harus dapat dicapai dan terukur. Hal ini juga harus memiliki tanggal dan nama-nama orang yang bertanggung jawab. Terlepas dari apa metode perencanaan yang digunakan (dan ada banyak), kegagalan untuk menetapkan tanggal dan individu yang bertanggung jawab untuk setiap langkah dari rencana akan mengurangi probabilitas keberhasilan.

"Gagal untuk merencanakan, berarti merencanakan untuk gagal." Begitu sederhana. (t/Jing Jing)

TIP untuk pemimpin di masa krisis

Berikut ini adalah tujuh pelajaran bagi para pemimpin yang dituntut untuk membawa organisasi mereka melewati sebuah krisis.

Pelajaran 1: Pemimpin harus menghadapi kenyataan. Kenyataan bermula dari orang yang bertanggung jawab. Para pemimpin perlu melihat diri mereka sendiri dalam cermin dan mengenali peran mereka dalam menciptakan berbagai masalah. Kemudian, mereka harus mengumpulkan tim dan mencapai kata sepakat tentang akar masalahnya. Pengakuan luas terhadap kenyataan merupakan langkah penting sebelum masalah dapat diselesaikan. Mencoba mencari perbaikan-perbaikan jangka pendek yang sesuai dengan gejala krisis hanya akan memastikan bahwa organisasi tersebut akan kembali pada keadaannya semula.

Untuk memahami alasan sebenarnya dari sebuah krisis, setiap orang yang berada dalam tim kepemimpinan harus bersedia menceritakan seluruh kebenarannya. Pemimpin tidak dapat menyelesaikan masalah jika mereka tidak mengakui keberadaan mereka.

Pelajaran 2: Tak peduli seburuk apa pun keadaannya, keadaan itu akan bertambah buruk. Diperhadapkan pada berbagai berita buruk, banyak pemimpin tidak dapat percaya bahwa hal-hal ternyata begitu suram. Akibatnya, mereka berusaha meyakinkan sang pembawa berita buruk bahwa hal-hal tidak seburuk itu dan reaksi yang cepat akan dapat mengusir masalah.

Hal ini mengakibatkan para pemimpin meleset dari sasaran dalam hal tindakan-tindakan korektif. Akibatnya, mereka akan mengambil serangkaian langkah, yang tidak satu pun di antaranya cukup kuat untuk memperbaiki lingkaran sasaran yang menurun. Jauh lebih baik jika para pemimpin mengantisipasi keadaan terburuk dan keluar dari keadaan tersebut. Jika mereka menyusun ulang basis biaya untuk masalah terburuk, mereka dapat menjaga organisasi tetap sehat saat perubahan haluan terjadi dan mengambil manfaat dari kesempatan yang ada.

Pelajaran 3: Bangunlah gunung uang tunai dan capailah bukit tertingginya. Pada masa-masa menyenangkan, para pemimpin lebih khawatir akan keuntungan per saham dan pertumbuhan pendapatan daripada tentang neraca mereka. Dalam sebuah krisis, uang tunai adalah raja. Lupakan tentang keuntungan per saham dan semua perhitungan pasar saham. Pertanyaannya adalah "Apakah organisasi Anda memiliki uang tunai yang cukup untuk bertahan dalam keadaan yang paling mengerikan?"

Pelajaran 4: Lepaskan dunia dari bahu Anda. Pada masa krisis, banyak pemimpin bertindak seperti Atlas, memanggul bola dunia di bahunya. Mereka menyendiri dan berpikir bahwa mereka dapat menyelesaikan masalah yang ada seorang diri. Kenyataannya, pemimpin membutuhkan bantuan anggota timnya untuk merancang solusi dan mengimplementasikannya. Hal ini berarti membawa tim Anda menuju rasa percaya diri mereka, meminta bantuan dan ide-ide mereka, serta mendapatkan komitmen mereka terhadap berbagai tindakan korektif yang menyakitkan.

Pelajaran 5: Sebelum meminta orang lain untuk berkorban, ajukan diri Anda sendiri terlebih dahulu. Jika memang harus ada sesuatu yang dikorbankan, pemimpin harus melangkah maju dan memberikan pengorbanan yang paling besar. Semua orang mengawasi apa yang akan dilakukan sang pemimpin. Apakah pemimpin akan tetap teguh pada nilai-nilai mereka? Ataukah mereka akan tunduk pada berbagai tekanan dari luar, atau menghadapi secara langsung krisis tersebut? Apakah mereka akan terbujuk dengan penghargaan-penghargaan jangka pendek ataukah mereka akan melakukan pengorbanan jangka pendek untuk memperbaiki situasi jangka panjang?

Pelajaran 6: Jangan pernah menyia-nyiakan sebuah krisis yang baik. Saat hal-hal berjalan baik, orang-orang menolak berbagai perubahan penting atau mencoba melakukan berbagai adaptasi kecil-kecilan. Sebuah krisis menyediakan suatu platform bagi pemimpin untuk menyelesaikan semua hal yang diperlukan dengan cara apa pun dan menawarkan rasa urgensi untuk mempercepat implementasi.

Pelajaran 7: Agresiflah di pasar. Ini mungkin terdengar kontraintuitif, namun sebuah krisis menawarkan kesempatan terbaik untuk mengubah permainan sesuai selera Anda, dengan berbagai produk atau layanan baru untuk mendapatkan pangsa pasar. Banyak orang melihat sebuah krisis sebagai sesuatu yang harus dilewati, sampai mereka dapat kembali ke bisnis seperti biasanya. Namun, "bisnis seperti biasanya" itu tidak pernah kembali karena pasar telah mengalami perubahan yang tidak dapat ditarik kembali. Daripada menunggu dan bereaksi terhadap berbagai perubahan yang terjadi, mengapa tidak menciptakan berbagai perubahan yang menggerakkan pasar sesuai selera Anda?

TIP: KETERAMPILAN MEMBAGI TUGAS

Saat menghadapi timbunan pekerjaan, dan Anda berlomba dengan waktu, mungkin Anda akan mendelegasikan tugas-tugas rutin yang membosankan hanya supaya tugas-tugas itu diselesaikan dengan cepat. Akan tetapi, tidak semua tugas di meja Anda mendesak, jadi Anda harus mampu menggunakan prinsip pendelegasian dengan tepat untuk tugas-tugas tersebut. Berikut ini ada beberapa langkah untuk mendelegasikan tugas agar dapat berhasil dengan baik.

1. Meninjau Kembali Tugas yang Akan Didelegasikan dan Menyiapkan Tujuan

Menyiapkan tujuan merupakan langkah pertama dalam hampir semua keterampilan manajemen karena jika Anda tidak mengetahui ke mana Anda pergi, kesempatan Anda untuk tiba di tujuan akan sungguh terhalang. Sebuah sasaran merupakan suatu tujuan: sekali Anda mengetahuinya, Anda dapat merencanakan jalurnya, memperkirakan berapa waktu yang dibutuhkan untuk sampai ke sana, mengetahui apakah alternatif lain atau jalan pintas akan menolong atau tidak, dan mengetahui apabila Anda telah mencapai akhir perjalanan.

Jadi, mulailah dengan mengidentifikasi tugas dan menyiapkan sasaran untuk tugas tersebut. Kumpulkan sekelompok tugas yang memiliki sasaran sama. Jadi, jika Anda perlu mengerjakan beberapa penelitian untuk proposal Anda, carilah seseorang untuk melakukan semua itu -- pembiayaan, tampilan data, pilihan paket, perbandingan pesaing, dan yang lainnya. Sasarannya adalah untuk menemukan data yang akan mendukung proposal Anda dan membuatnya menjadi lebih meyakinkan.

2. Tetapkan Siapa yang Akan Mendapat Delegasi Tugas

Tidak semua tugas akan cocok untuk semua orang. Jika waktu bukanlah masalah utamanya, cobalah untuk "meregangkan" orang dengan tugas yang Anda delegasikan kepada mereka. Mereka akan mengetahui bahwa itu berguna. Bahkan, tugas yang penting dapat diberikan kepada seseorang yang terampil dan memiliki kemampuan walaupun dia tidak memiliki pengalaman terhadap tugas tersebut. Dengan cara itu, Anda terus-menerus membangun pengalaman dan kemampuan tim Anda.

Demikian juga, tidak ada gunanya memberikan tugas yang tidak sesuai dengan orang yang menerima tugas itu. Itu hanya akan menyia-nyiakan bakatnya. Jika Anda ingin seseorang melakukan penelitian Anda, carilah seseorang yang cukup metodis dan memiliki kemampuan yang baik untuk berinteraksi dengan orang-orang jika mereka perlu mendapatkan informasi tentang para pesaing dari para pemasok, atau untuk membujuk seseorang yang sibuk meluangkan waktunya untuk membantu mencari data-data. Jangan mendelegasikan tugas itu kepada seseorang yang berpikiran pendek, yang baik dalam memulai segala sesuatu, namun kemudian ingin cepat-cepat memulai tugas berikutnya tanpa melihat hal itu secara mendalam.

Berpikir cerdas: Ketika Anda dikejar waktu, carilah orang yang berpengalaman.

Jika Anda sedang terburu-buru, merupakan ide yang baik untuk mendelegasikan tugas kepada seseorang yang sudah mengerti bagaimana menjalankan tugas itu dengan bantuan yang relatif sedikit dari Anda. Namun, jika Anda memiliki waktu, berusahalah untuk mencari seseorang yang akan lebih "diregangkan" dengan tugas itu, dan yang akan belajar dari tugas tersebut. Sekali Anda melatih mereka, mereka akan termotivasi dan Anda akan memiliki seseorang lain yang terampil untuk kembali mendapat tugas di waktu mendatang.

3. Tetapkan Parameter/Ukuran

Anda memberikan delegasi tugas kepada seseorang dengan sebuah sasaran. Mereka perlu tahu apa yang seharusnya mereka capai dan alasannya. Namun, mereka akan membutuhkan lebih daripada itu. Mereka akan ingin mengetahui berapa waktu yang mereka miliki, otoritas apa yang mereka miliki (misalnya, untuk mendapat masukan dari orang lain), dan sebagainya. Jadi, Anda perlu menyediakan:
- sasaran,
- batas waktu,
- standar kualitas,
- anggaran pendanaan,
- batasan otoritas, dan
- rincian berbagai sumber daya yang tersedia.

Namun, Anda tidak perlu mengatakan bagaimana cara mereka melakukan tugas tersebut. Anda hanya harus memberi tahu semua hal yang mereka butuhkan untuk memberikan hasil yang Anda inginkan -- termasuk kapan Anda menginginkan hasil itu, berapa biaya yang Anda inginkan, dsb.. Namun, tentang bagaimana cara mereka mencapainya, itu terserah mereka. Untuk kembali pada analogi sasaran sebagai tujuan, mereka bebas untuk merencanakan jalur yang ingin mereka tempuh selama mereka dapat tiba tepat waktu, menggunakan bahan bakar dalam jumlah yang dapat diterima, dan tidak menghancurkan mobilnya. Apa pun cara yang mereka gunakan, mintalah mereka menggambarkan rute yang mereka tempuh, namun jangan membuat mereka mengubahnya sesuai keinginan Anda. Jika Anda mendapati ada masalah yang belum mereka antisipasi, tunjukkan dan biarkan mereka mencari penyelesaiannya.

4. Periksalah Apakah Mereka Mengerti

Doronglah mereka untuk membicarakan tugas itu dengan Anda sehingga Anda dapat memastikan bahwa mereka sungguh-sungguh memahami apa yang diperlukan dan alasannya. Anda dapat memberikan beberapa ide selama Anda tidak mengarahkan mereka untuk mengadopsi pendekatan Anda.

5. Berikan Mereka Dukungan

Dukunglah sebisa Anda. Berikan jalan dengan meminta pimpinan departemen lain untuk ikut memberi dukungan dari timnya; katakan kepada mereka di mana dapat memperoleh informasi yang Anda ketahui namun tidak mereka ketahui; berikan akses kepada dokumen-dokumen yang membantu, biarkan mereka memiliki salinan dari rancangan proposal yang akan mereka lakukan (saya menganggap Anda menulis rancangan secara umum sebagai kelanjutannya).

Berpikir cerdas: Menggandakan

Jika tugas yang ada merupakan sebuah proyek yang besar, atau jika itu proyek kecil namun dengan waktu yang terbatas, Anda selalu dapat mendelegasikannya ke lebih dari satu orang. Biasanya, pendekatan terbaik adalah dengan menunjuk seorang pimpinan proyek. Anda juga harus memberikan pengarahan kepada setiap orang secara bersamaan sehingga mereka semua dapat mengetahui apa yang perlu dilakukan.

6. Amati Kemajuan Mereka

Jadwalkan sesi tanya jawab untuk proyek utama yang berjangka panjang. Bahkan, untuk sebuah tugas yang singkat, periksalah bagaimana itu berjalan -- sering kali, tanya jawab secara informal lebih berhasil daripada sesi formalnya. Ini memberi mereka kesempatan untuk memeriksa bersama Anda bahwa mereka berada di jalurnya, bahwa mereka tidak menghabiskan waktu pada terlalu banyak detil, atau kehilangan sudut pandang. Ini akan meningkatkan kepercayaan diri mereka dalam pekerjaan yang mereka lakukan, dan meyakinkan Anda kembali bahwa segala sesuatu berada pada jalurnya.

Namun, mengamati tidaklah berarti ikut campur. Perhatikan tanda-tanda ketika mereka membuat kesalahan dan tidak menyadarinya, namun jangan terlalu rewel dengan kesalahan yang berulang. Hal tersebut tidak dapat dielakkan, dan Anda sendiri mungkin juga melakukan kesalahan-kesalahan yang sama jika Anda yang melakukan tugas tersebut. Anda harus ikut campur hanya jika terjadi kesalahan serius, dan dalam kerangka untuk mengembalikan pekerjaan pada jalurnya. Mengalihkan sebuah tugas dari seseorang merupakan pelemahan motivasi yang sangat dalam dan hanya boleh dilakukan dalam situasi yang sangat ekstrem. Jika Anda mendelegasikan tugas secara benar dari awal, seharusnya itu tidak terjadi.

7. Evaluasilah Hasil Pekerjaan Mereka

Setelah tugas diselesaikan, duduklah bersama dengan anggota tim yang terlibat dan evaluasilah apa yang telah mereka jalani. Berikan pujian dan pengakuan yang diperlukan, bahkan, jika hasilnya mengecewakan pun, cobalah temukan aspek-aspek lain dari hasil yang telah mereka capai untuk dipuji. Pastikan bahwa mereka dan Anda, telah belajar beberapa hal yang Anda butuhkan dari pelaksanaan kegiatan. Dan, ingatlah bahwa puncak tanggung jawab atas sebuah kegagalan, seperti halnya keberhasilan, berada di tangan Anda.

Berpikir Cerdas: Pengawasan

Hanya karena Anda dikejar waktu, bukan berarti Anda tidak dapat mengamati kemajuan. Lagi pula, Anda tetap perlu merasa yakin bahwa tugas dikerjakan secara tepat. Jika Anda telah mendelegasikan tugas mendesak yang harus diselesaikan di akhir waktu kerja, Anda tetap dapat memunculkan diri Anda di seluruh ruangan kantor di sepanjang sore hari, untuk memastikan bahwa segala sesuatu berjalan dengan baik.

Itu semua merupakan prinsip dasar dari delegasi. Jadi sekarang, lakukanlah itu, setidaknya sejauh yang dapat Anda paksakan dari waktu yang Anda miliki saat ini. Sebelum Anda bergerak untuk menghadapi pekerjaan Anda yang lain, kerjakan dan delegasikan segala sesuatu yang benar-benar penting dan harus diselesaikan dalam waktu 24 jam.

Sekarang, singkirkan sisa pekerjaan Anda lainnya untuk didelegasikan (tetap dalam kelompok tugas berdasarkan prioritas) sehingga Anda dapat mendelegasikannya di lain waktu dan memberi waktu untuk memikirkannya secara tepat, berdasarkan prinsip-prinsip yang telah kita lihat. Nah, seharusnya ada sejumlah besar timbunan pekerjaan Anda yang dapat diselesaikan.

Jadi, jangan memandang delegasi sebagai cara untuk mengurangi beberapa pekerjaan yang tidak Anda sukai atau karena tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya. Sebenarnya, itu merupakan kesempatan kunci untuk melatih keterampilan Anda sebagai manajer dalam membangun sebuah tim.

Berpikir Cerdas: Majulah

Jika Anda mendelegasikan pekerjaan dengan baik pada saat Anda memerlukannya untuk diselesaikan, tentukanlah batasan waktu yang dapat memberi Anda waktu ekstra untuk membangun proyek Anda sendiri selanjutnya. Sebagai contoh, Anda dapat meminta penelitian untuk proposal Anda diselesaikan dan diberikan kepada Anda sepuluh hari sebelum Anda membuat proposal itu -- memberi Anda cukup waktu untuk menggabungkannya dengan tugas Anda sendiri