Bagaimana Mendelegasikan Tugas yang Tepat kepada Orang yang Tepat

Ada 7 hal penting dalam manajemen dan dalam delegasi yang efektif.

1. Pilihlah orang yang tepat. Memilih orang yang salah untuk sebuah tugas penting merupakan penyebab utama kegagalan.
2. Sesuaikan tuntutan tugas yang akan Anda delegasikan dengan kemampuan orang yang akan Anda pilih. Pastikan bahwa orang yang akan menerima delegasi mampu melaksanakan tugas tersebut.
3. Delegasikan tugas secara efektif kepada orang yang tepat. Hal ini akan membebaskan Anda untuk melakukan hal-hal lain yang lebih penting. Semakin penting tugas yang dapat Anda ajarkan dan delegasikan kepada yang lain, semakin besar pula waktu yang Anda miliki untuk melakukan hal-hal yang hanya dapat dikerjakan oleh Anda.
4. Delegasikan tugas-tugas yang ringan kepada staf yang baru untuk membangun kepercayaan diri dan kemampuan mereka.
5. Delegasikan tugas secara utuh. Seratus persen tanggung jawab terhadap sebuah tugas merupakan pendorong prestasi yang paling penting. Semakin sering Anda menyerahkan tanggung jawab kepada orang yang tepat, orang itu akan menjadi semakin kompeten.
6. Delegasikan hasil yang Anda inginkan dengan jelas. Tetapkan hasil yang dapat diukur. Jika Anda tidak dapat mengukurnya, Anda tidak akan dapat mengelolanya. Sebelum bawahan Anda mengerjakan tugas dari Anda, jelaskan apa yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa itu dikerjakan.
7. Delegasikan tugas kepada bawahan melalui partisipasi dan diskusi. Mintalah mereka untuk mengajukan pertanyaan dan terbukalah terhadap semua saran. Ada hubungan yang erat antara seberapa jauh staf Anda diajak untuk membicarakan pekerjaan dan seberapa besar mereka memahami, menerima, dan berkomitmen terhadap pekerjaan itu. Anda harus mendelegasikan tugas sedemikian rupa sehingga saat staf berlalu dari hadapan Anda, mereka merasa, "Ini adalah tugasku; ini milikku".
Delegasikan otoritas terhadap sumber-sumber daya yang dibutuhkan staf untuk mengerjakan tanggung jawabnya. Jelaskan kepada mereka mengenai waktu yang mereka miliki, uang yang dapat mereka gunakan, dan orang-orang yang dapat mereka mintai bantuan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Terapkan sistem manajemen yang berbeda ketika Anda mendelegasikan tugas. Tentukan tujuan, standar, dan batas waktu yang jelas untuk tugas yang Anda delegasikan. Sebuah tugas yang tidak memiliki batas waktu hanyalah sebuah perbincangan. Kemudian, katakan kepada bawahan Anda untuk kembali kepada Anda hanya jika mereka memiliki masalah. Jika mereka sesuai jadwal dan anggaran, mereka tidak harus membuat laporan. Anda boleh beranggapan bahwa ia mampu mengatasi tugas yang mereka terima.

Kunci untuk membuat bawahan Anda bertumbuh adalah dengan mempelajari cara mendelegasikan tugas kepada mereka sembari meningkatkan keterampilan manajerial Anda sendiri. Ketika Anda sudah mempelajari cara mendelegasikan tugas secara efektif kepada beberapa anggota staf, Anda akan diberi lebih banyak orang untuk menerima delegasi tugas dari Anda. Selain itu, Anda juga akan menerima tanggung jawab yang lebih besar sebagai hasil dari pendelegasian tugas-tugas itu dan keterampilan manajerial Anda yang efektif.
Semua manajer yang memiliki keterampilan manajerial yang luar biasa adalah pemberi delegasi yang baik. Dalam cara berpikir yang kuno, orang biasa berpikir, "Jika Anda ingin pekerjaan dilakukan dengan benar, Anda harus mengerjakannya sendiri."
Namun, dalam cara berpikir masa kini, pernyataan yang benar adalah "Jika Anda ingin pekerjaan dilakukan dengan benar, Anda harus belajar mendelegasikannya secara tepat kepada orang lain sehingga mereka dapat melakukannya dalam standar yang benar."